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Inhaltsverzeichnis

Einstellungen der Projektverwaltung
- Generelle Einstellungen
- Einstellungen der Auswahllisten

Einstellungen der Projektverwaltung

In der Projektverwaltung wird unterschieden zwischen generellen Einstellungen zur Steuerung der Anwendung sowie projektdefinierende Einstellungen (Auswahlliste usw.).

Beachten Sie dabei folgende Anweisungen wenn Sie die Projektverwaltung zum ersten Mal verwenden: Erste Schritte

Generelle Einstellungen

Sofern die notwendigen Rechte vorhanden sind, können die Grundeinstellungen über Optionen / Einstellungen Projekte geöffnet werden.

In den Projekteinstellungen können Sie folgende Standardwerte, Anpassungen oder Einstellung der Funktionalität vornehmen:

Feld	Funktion
Start Projektnummer	Erste zu vergebende Projektnummer
Standardsortierung	Standardsortierung mittels Auswahlliste auswählen.
Standard Verrechnungsart	Standard Verrechnungsart mittels Auswahlliste auswählen.
Standard Verrechnungsart	Standard Verrechnungsart mittels Auswahlliste auswählen.
Standardsortierung (Adressansicht)	Standardsortierung in der Adressansicht mittels Auswahlliste auswählen.
Status neues Projekt	Projektstatus muss erfasst sein
Archivstatus Projekte	Archivierte Projekte können ausgeblendet werden.
Benutzer als Projektleiter	Anwender wird automatisch als Projektleiter erfasst.
Nur als Mitarbeiter erfasste Personen anzeigen	Ist diese Option nicht aktiviert, werden alle Benutzer welche in der Anwendung erfasst sind angezeigt. Ist die Option aktiviert, muss der Benutzer unter Projektverwaltung, Mitarbeiter zuerst zugewiesen werden damit er angezeigt wird.
Projektstandort verwenden	Mit aktivierter Option wird das Projekt nicht einer Adresse sondern einem erfassten Standort zugewiesen.
Projektübersicht Checklisten-Termine anzeigen	Mit aktivierter Option wird in der Projektübersicht der nächst fällige Checklistenpunkt angezeigt. Kann aus Performancegründen deaktiviert werden.
Std. Adresstyp	Bei der Auswahl einer Projektadresse werden diese automatisch mit dem Adresstypen dem Projekt zugewiesen. Die Adresstypen müssen zuerst erfasst werden.
Checklisten-Update bei Teilprojekte
Std. Adresstyp Rechnung	Bei der Auswahl einer Projektadresse werden diese automatisch mit dem Adresstypen dem Projekt zugewiesen. Die Adresstypen müssen zuerst erfasst werden.
History Kategorie bei Mutation zu Hauptprojekt
Von-Datum ist Pflichtfeld	Checkbox aktiveren, wenn das Von-Datum ein Pflichtfeld sein soll.
Bis-Datum ist Pflichtfeld	Checkbox aktiveren, wenn das Bis-Datum ein Pflichtfeld sein soll.

Bei Termine / Aufgaben geben Sie an, wie sich das System beim Erfassen von Terminen oder Aufgaben im Projekt verhalten soll. Sie haben die Möglichkeit, im Projekt erfasste Termine und Aufgaben als solche neben dem Eintrag zum Projekt auch in der Terminverwaltung von Comatic zu hinterlegen.

Diese lässt sich danach wiederum mit Outlook abgleichen.

Feld	Funktion
Termineintrag erstellen	Ist die Checkbox aktiv, wird automatisch ein Termineintrag generiert.
Termin Startzeit	Startzeit des Termins.
Termin Endzeit	Endzeit des Termin.
Benachrichtigen	Zu welchem Zeitpunkt vorher, soll die Benachrichtigung erfolgen.
Aufgabeneintrag erstellen	Mittels Auswahlliste auswählen, ob und wie ein Aufgabeneintrag erstellt werden soll.
E-Mail bei neuer Aufgabe	Ist die Checkbox aktiv, wird bei Erstellung der Aufgabe, eine E-Mail an die zuständige Person versendet.
E-Mail-Konto	Mittels Auswahlliste das E-Mail Konto definieren.
Anzahl Tage vor Terminmarkierung	Ein Projekt- oder Checklistentermin wird entsprechend der eingestellten Anzahl Tage zuvor in der Projektübersicht gelb markiert.
Mailvorlagen bearbeiten	Hier kann die Mailvorlage bearbeitet werden.

Verschiedene Kategorien welche beim Erstellen einer Aufgabe ausgewählt werden können, werden unter Aufgabenkategorien erfasst. Optional kann eine Kategorie mit einem Arbeitsgang verbunden werden, d.h. wenn der Anwender direkt in der Aufgabe die Zeiterfassung auswählt, wird dieser hinterlegte Arbeitsgang direkt als Vorschlag eingetragen.

Definieren Sie im Register Aufgabenstatus die verschiedenen Status einer Aufgabe.

Die Parameter für die Verbindung mit dem Ticket-System werden unter Ticketsystem erfasst. Das Ticketsystem ist optional und muss auf dem Webserver installiert und konfiguriert werden.

Bei Benutzergruppen Ticketsystem können optional die Ticketbenutzer in verschiedene Benutzergruppen zwecks besserer Übersicht zugeordnet werden.

Unter Projektteam erfassen Sie die Projektteams. Projektteams können Aufgaben zugewiesen werden, welche entsprechend bei allen Mitarbeiter, welche diesem Projektteam zugewiesen sind, angezeigt werden.

Im Register Zuordnung MA / Projektteam werden die Mitarbeiter den Projektteams zugewiesen. Ein Mitarbeiter kann mehreren Projetteams zugewiesen werden.

Unter Dokumentenverwaltung können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Feld	Funktion
Mail als MSG-Datei abspeichern	Wird eine E-Mail aus Outlook per Drag-and-Drop einem Projekt (History) zugewiesen, wird das E-Mail bei aktivierter Option als MSG-Datei in der Dokumentenverwaltung abgespeichert.
Dokument aus History löschen	Wird ein Historyeintrag gelöscht, wird das allfällige Dokument ebenfalls aus der Dokumentenverwaltung gelöscht.
Dokumente in Adresse anzeigen	Sofern diese Checkbox aktiviert ist sowie die ProIT Dokumentenverwaltung eingesetzt wird, werden alle Projektdokumente im Dokumentenregister bei der Adresse angezeigt. Damit die Dokumente angezeit werden, muss die entsprechende Adresse im Projekt als Standartadresse hinterlegt sein.

Im Register Budgets können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Feld	Funktion
Wert für Gelb in Budgetkontrolle	Wird vom Budget diese in % eingegebene Zahl unterschritten, wird das Budget Gelb markiert. Bsp. Gelb = 25
Wert für Rot in Budgetkontrolle	Wird vom Budget diese in % eingegebene Zahl unterschritten, wird das Budget Rot markiert. Bsp. Rot = 5
Warnmodus für Budget	Entweder wird die Stundenlimite, Kostenlimite oder beides für das Anzeigen der Farbe im Budget verwendet.
Bezeichnung für Projektbudget allgemein	Der Titel für dieses automatische Budget kann verändert werden.
Bezeichnung Gesamtprojektbudget	Der Titel für dieses automatische Budget kann verändert werden.
Checklisten-Budget automatisch aktualisieren	…

Unter Zeiterfassung können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Feld	Funktion
Ansatz immer aus Artikelstamm	Arbeitsvorgänge können mit Artikel aus dem Artikelstamm verknüpft werden. Ist eine der Option aktiviert wird der Preis (inkl. Berechnung der Rabatte und Konditionen) resp. die Beschreibung aus dem Artikelstamm für die Zeiterfassung und Abrechnung verwendet. Ist die Preis-Optionen nicht aktiviert muss der Tarif des Arbeitsvorgang manuell erfasst werden.
Bezeichnung als Referenz verw.	Bei aktivierter Option wird die Projektbezeichnung als Referenz bei der Abrechnung verwendet. Ist die Option nicht aktiviert wird eine allfällig erfasste Projektreferenz als Auftragsreferenz übernommen.
Nur eigene Zeiten anzeigen	Ist diese Option aktiviert werden in der Zeiterfassung dem Benutzer nur seine erfassten Zeiten angezeigt. Ansonsten sieht er Einträge in der Zeiterfassung von allen Benutzer.
Beschreibung aus Artikelstamm	Ist die Beschreibungs-Option nicht aktiviert, wird die Beschreibung aus der Zeiterfassung für die Verrechnung angewendet.
Eigene Zeiten übertragen	Ist diese Option oder die zuvor beschriebene Option aktiviert, kann der Benutzer nur seine eigenen Zeiterfassungen in das Projekt übertragen.

Einstellungen der Auswahllisten

Im Menu Projektverwaltung können folgende Auswahllisten oder Elemente der Projektverwaltung bearbeitet werden. Klicken Sie für Details auf den entsprechenden Beitrag:

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