In der Projektverwaltung wird unterschieden zwischen generellen Einstellungen zur Steuerung der Anwendung sowie projektdefinierende Einstellungen (Auswahlliste usw.).
Beachten Sie dabei folgende Anweisungen wenn Sie die Projektverwaltung zum ersten Mal verwenden: Erste Schritte
Sofern die notwendigen Rechte vorhanden sind, können die Grundeinstellungen über Optionen / Einstellungen Projekte geöffnet werden.
In den Projekteinstellungen können Sie folgende Standardwerte, Anpassungen oder Einstellung der Funktionalität vornehmen:
| Feld | Funktion |
|---|---|
| Start Projektnummer | Erste zu vergebende Projektnummer |
| Standardsortierung | Standardsortierung mittels Auswahlliste auswählen. |
| Standard Verrechnungsart | Standard Verrechnungsart mittels Auswahlliste auswählen. |
| Standard Verrechnungsart | Standard Verrechnungsart mittels Auswahlliste auswählen. |
| Standardsortierung (Adressansicht) | Standardsortierung in der Adressansicht mittels Auswahlliste auswählen. |
| Status neues Projekt | Projektstatus muss erfasst sein |
| Archivstatus Projekte | Archivierte Projekte können ausgeblendet werden. |
| Benutzer als Projektleiter | Anwender wird automatisch als Projektleiter erfasst. |
| Nur als Mitarbeiter erfasste Personen anzeigen | Ist diese Option nicht aktiviert, werden alle Benutzer welche in der Anwendung erfasst sind angezeigt. Ist die Option aktiviert, muss der Benutzer unter Projektverwaltung, Mitarbeiter zuerst zugewiesen werden damit er angezeigt wird. |
| Projektstandort verwenden | Mit aktivierter Option wird das Projekt nicht einer Adresse sondern einem erfassten Standort zugewiesen. |
| Projektübersicht Checklisten-Termine anzeigen | Mit aktivierter Option wird in der Projektübersicht der nächst fällige Checklistenpunkt angezeigt. Kann aus Performancegründen deaktiviert werden. |
| Std. Adresstyp | Bei der Auswahl einer Projektadresse werden diese automatisch mit dem Adresstypen dem Projekt zugewiesen. Die Adresstypen müssen zuerst erfasst werden. |
| Checklisten-Update bei Teilprojekte | |
| Std. Adresstyp Rechnung | Bei der Auswahl einer Projektadresse werden diese automatisch mit dem Adresstypen dem Projekt zugewiesen. Die Adresstypen müssen zuerst erfasst werden. |
| History Kategorie bei Mutation zu Hauptprojekt | |
| Von-Datum ist Pflichtfeld | Checkbox aktiveren, wenn das Von-Datum ein Pflichtfeld sein soll. |
| Bis-Datum ist Pflichtfeld | Checkbox aktiveren, wenn das Bis-Datum ein Pflichtfeld sein soll. |
Bei Termine / Aufgaben geben Sie an, wie sich das System beim Erfassen von Terminen oder Aufgaben im Projekt verhalten soll. Sie haben die Möglichkeit, im Projekt erfasste Termine und Aufgaben als solche neben dem Eintrag zum Projekt auch in der Terminverwaltung von Comatic zu hinterlegen.
Diese lässt sich danach wiederum mit Outlook abgleichen.
| Feld | Funktion |
|---|---|
| Termineintrag erstellen | Ist die Checkbox aktiv, wird automatisch ein Termineintrag generiert. |
| Termin Startzeit | Startzeit des Termins. |
| Termin Endzeit | Endzeit des Termin. |
| Benachrichtigen | Zu welchem Zeitpunkt vorher, soll die Benachrichtigung erfolgen. |
| Aufgabeneintrag erstellen | Mittels Auswahlliste auswählen, ob und wie ein Aufgabeneintrag erstellt werden soll. |
| E-Mail bei neuer Aufgabe | Ist die Checkbox aktiv, wird bei Erstellung der Aufgabe, eine E-Mail an die zuständige Person versendet. |
| E-Mail-Konto | Mittels Auswahlliste das E-Mail Konto definieren. |
| Anzahl Tage vor Terminmarkierung | Ein Projekt- oder Checklistentermin wird entsprechend der eingestellten Anzahl Tage zuvor in der Projektübersicht gelb markiert. |
| Mailvorlagen bearbeiten | Hier kann die Mailvorlage bearbeitet werden. |
Verschiedene Kategorien welche beim Erstellen einer Aufgabe ausgewählt werden können, werden unter Aufgabenkategorien erfasst. Optional kann eine Kategorie mit einem Arbeitsgang verbunden werden, d.h. wenn der Anwender direkt in der Aufgabe die Zeiterfassung auswählt, wird dieser hinterlegte Arbeitsgang direkt als Vorschlag eingetragen.
Definieren Sie im Register Aufgabenstatus die verschiedenen Status einer Aufgabe.
Die Parameter für die Verbindung mit dem Ticket-System werden unter Ticketsystem erfasst. Das Ticketsystem ist optional und muss auf dem Webserver installiert und konfiguriert werden.
Bei Benutzergruppen Ticketsystem können optional die Ticketbenutzer in verschiedene Benutzergruppen zwecks besserer Übersicht zugeordnet werden.
Unter Projektteam erfassen Sie die Projektteams. Projektteams können Aufgaben zugewiesen werden, welche entsprechend bei allen Mitarbeiter, welche diesem Projektteam zugewiesen sind, angezeigt werden.
Im Register Zuordnung MA / Projektteam werden die Mitarbeiter den Projektteams zugewiesen. Ein Mitarbeiter kann mehreren Projetteams zugewiesen werden.
Unter Dokumentenverwaltung können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
| Feld | Funktion |
|---|---|
| Mail als MSG-Datei abspeichern | Wird eine E-Mail aus Outlook per Drag-and-Drop einem Projekt (History) zugewiesen, wird das E-Mail bei aktivierter Option als MSG-Datei in der Dokumentenverwaltung abgespeichert. |
| Dokument aus History löschen | Wird ein Historyeintrag gelöscht, wird das allfällige Dokument ebenfalls aus der Dokumentenverwaltung gelöscht. |
| Dokumente in Adresse anzeigen | Sofern diese Checkbox aktiviert ist sowie die ProIT Dokumentenverwaltung eingesetzt wird, werden alle Projektdokumente im Dokumentenregister bei der Adresse angezeigt. Damit die Dokumente angezeit werden, muss die entsprechende Adresse im Projekt als Standartadresse hinterlegt sein. |
Im Register Budgets können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
| Feld | Funktion |
|---|---|
| Wert für Gelb in Budgetkontrolle | Wird vom Budget diese in % eingegebene Zahl unterschritten, wird das Budget Gelb markiert. Bsp. Gelb = 25 |
| Wert für Rot in Budgetkontrolle | Wird vom Budget diese in % eingegebene Zahl unterschritten, wird das Budget Rot markiert. Bsp. Rot = 5 |
| Warnmodus für Budget | Entweder wird die Stundenlimite, Kostenlimite oder beides für das Anzeigen der Farbe im Budget verwendet. |
| Bezeichnung für Projektbudget allgemein | Der Titel für dieses automatische Budget kann verändert werden. |
| Bezeichnung Gesamtprojektbudget | Der Titel für dieses automatische Budget kann verändert werden. |
| Checklisten-Budget automatisch aktualisieren | … |
Unter Zeiterfassung können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
| Feld | Funktion |
|---|---|
| Ansatz immer aus Artikelstamm | Arbeitsvorgänge können mit Artikel aus dem Artikelstamm verknüpft werden. Ist eine der Option aktiviert wird der Preis (inkl. Berechnung der Rabatte und Konditionen) resp. die Beschreibung aus dem Artikelstamm für die Zeiterfassung und Abrechnung verwendet. Ist die Preis-Optionen nicht aktiviert muss der Tarif des Arbeitsvorgang manuell erfasst werden. |
| Bezeichnung als Referenz verw. | Bei aktivierter Option wird die Projektbezeichnung als Referenz bei der Abrechnung verwendet. Ist die Option nicht aktiviert wird eine allfällig erfasste Projektreferenz als Auftragsreferenz übernommen. |
| Nur eigene Zeiten anzeigen | Ist diese Option aktiviert werden in der Zeiterfassung dem Benutzer nur seine erfassten Zeiten angezeigt. Ansonsten sieht er Einträge in der Zeiterfassung von allen Benutzer. |
| Beschreibung aus Artikelstamm | Ist die Beschreibungs-Option nicht aktiviert, wird die Beschreibung aus der Zeiterfassung für die Verrechnung angewendet. |
| Eigene Zeiten übertragen | Ist diese Option oder die zuvor beschriebene Option aktiviert, kann der Benutzer nur seine eigenen Zeiterfassungen in das Projekt übertragen. |
Im Menu Projektverwaltung können folgende Auswahllisten oder Elemente der Projektverwaltung bearbeitet werden. Klicken Sie für Details auf den entsprechenden Beitrag: